ЗАТВЕРДЖЕНО 

                                                             Рішенням зборів суддів 

                                                             Компаніївського районного суду 

                                                                          Кіровоградської області 

                                                             від 25 квітня 2016 року

                                                             (в новій редакції)

Засади

використання автоматизованої системи документообігу суду

            в Компаніївському районному суді Кіровоградської області 

        1.   Загальні положення

        1.1 Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в Компаніївському  районному  суді  Кіровоградської  області (далі — Засади) за  допомогою  автоматизованої   системи документообігу суду (далі  —   АСДС)   визначають порядок функціонування автоматизованої системи в Компаніївському районному суді  Кіровоградської області, урегулювання яких відповідно до   Закону України     “Про  судоустрій і статус суддів” і Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі - Положення), затвердженим рішенням Ради суддів України № 2 від 02.04.2015 року, відноситься до повноважень зборів суддів Компаніївського районного суду Кіровоградської  області. 

         1.2  Для функціонування КП «АСДС» в суді забезпечується: 

         своєчасне внесення до автоматизованої системи достовірних даних (інформації про стан  розгляду   судової      справи,   оригіналів   електронних   судових   рішень,   відомостей   про  набрання судовим рішенням законної сили тощо) та направлення необхідних відомостей  до Єдиного державного реєстру судових рішень; 

          своєчасне надання (позбавлення) права доступу до автоматизованої       системи її  користувачам; 

          захист інформації автоматизованої системи в суді;

          своєчасне надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді СМС-повідомлень) учасникам судового процесу (провадження) за їх заявками;

          інформування адміністратора автоматизованої системи та ДСА України про проблеми, що  виникають під час використання автоматизованої системи. 

         1.3 У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів новим рішенням затверджують відповідні зміни до Засад.

         Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (зі змінами та доповненнями) вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються не веб-порталі судової влади України не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

         1.4 Користувачами  КП  «АСДС»  є  судді,  помічники  суддів,  працівники  апарату  суду,  технічний  адміністратор,  функціональні  обов’язки  та  права  яких  визначаються  наказом  керівника апарату суду.  

         1.5 Користувачі КП «АСДС» вносять до бази даних автоматизованої системи інформацію  в межах наданих їм прав у відповідності до функціональних обов’язків та прав доступу. 

         1.6 Користувачі  КП  «АСДС»  зобов’язані  забезпечувати  конфіденційність  інформації,  яка міститься в автоматизованій системі документообігу. 

         1.7 Незаконне  втручання  в  роботу  автоматизованої  системи  документообігу  суду  має наслідком відповідальність, встановлену законом. 

          2. Реєстрація справ і матеріалів 

          2.1 Вхідна   кореспонденція,   в   тому   числі   процесуальні   документи,   приймається   і  опрацьовується  працівниками  апарату суду,   яким   надано   доступ   до   автоматизованої   системи   відповідно   до   їх  функціональних         обов’язків,     і  реєструється       в   автоматизованій       системі     в   день    її  надходження.  У  разі  неможливості  з  об’єктивних  причин  здійснити  реєстрацію  вхідної  кореспонденції в день її надходження, така  кореспонденція реєструється в  автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну. 

          2.2 На  кожний  вхідний,  у  тому  числі  процесуальний,  документ  в  автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа.  Особливості  заповнення  реєстраційної  картки  визначаються  Інструкцією  з  діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах  міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому  спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ. 

         2.3 Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються        автоматизованою системою  автоматично. 

          3. Розподіл справ і матеріалів 

          3.1 Усі  зареєстровані  справи  та  матеріали, розподіляються у день їх реєстрації, за допомогою  АСДС  згідно  підрозділу  «Автоматизований  розподіл  судових   справ   між   суддями» Розділу  2.3  «Розподіл  судових  справ  між  суддями» Положення  про  автоматизовану  систему  документообігу  суду (далі Положення).

          3.2 Кожного робочого дня о 09.00 годині посадова особа суду, відповідальна за ведення  кадрової  роботи  або особа,  яка виконує  його обов'язки,  перед  початком  розподілу  будь-яких  справ  і  матеріалів,  надає  керівнику  апарату  суду  інформацію  про  відсутніх  на  робочому місці суддів (довідка, доповідна, витяг з табелю) з вказівкою підстав відсутності  (відпустка, відрядження, лікарняний тощо). 

         У разі невиходу судді на роботу з поважних причин  або відсутність на робочому  місці  певний  час  (лікарняний,  тощо...),  які  будуть  підтверджені  документально,  суддя  зобов’язаний до 10:00 години дня невиходу на роботу або з моменту відсутності, повідомити про  це  особу  суду,  відповідальну  за  ведення  кадрової  роботи  або  особу,  яка  виконує  його  обов’язки. 

         Невиконання  суддею  правил,  визначених  абзацом 2 п.3.2  Засад  позбавляє  його  права  посилатись  на  те,  що  справи  і  матеріали  розподілені  йому  помилково  та  не  є  підставою для їх повторного розподілу.

         3.3 За вимогою голови суду, особа, відповідальна за автоматичний розподіл справ  надає  голові суду довідку про перелік справ, які надійшли до суду та розподілені. 

         3.4 Розподіл  усіх  справ  і  матеріалів  здійснюється  виключно  особою,  відповідальною  за  автоматичний розподіл справ. 

         3.5 Будь-який  суддя  (судді)  мають  право  бути  присутніми  під  час  розподілу  справ  і  матеріалів. 

         3.6  Результат  розподілу  справ  між  суддями  оформлюється  в  реєстрі  розподілу  справ  і  матеріалів, який формується автоматично за допомогою АСДС. 

         Реєстр розподілу справ і матеріалів роздруковується не рідше одного разу на день, скріплюється підписом керівника апарату суду або особою,     відповідальною  за  автоматичний розподіл справ. 

         3.7 Особливості автоматизованого розподілу судових справ визначаються зборами суддів з урахуванням Положення.

         3.8 Повторний розподіл справ і матеріалів, здійснюється з урахуванням вимог пунктів 3.1 - 3.7 Засад за розпорядженням керівника апарату суду.

          3.9 На виконання пункту 2.3.17. Положення, з метою недопущення порушення  строків  розгляду   справи,   можуть   бути   повторно   розподілені   за   рішенням   зборів   суддів   та  розпорядженням  керівника  апарату  суду,  з  урахуванням  пунктів  3.1 - 3.7 Засад, судові  справи, що залишилися нерозглянутими суддею у разі: 

         - припинення його повноважень щодо здійснення ним правосуддя, 

         - звільнення його з посади судді, 

         - перебування у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, 

         - тимчасової  непрацездатності  головуючого  судді,  якщо  її  тривалість  становить  більше  ніж 30 календарних днів, 

         - тимчасової  непрацездатності  головуючого  судді,  у  день  відкриття  лікарняного,  якщо  нерозглянутими залишились справи і матеріали, які за законом мають розглядатись невідкладно, 

         -  відсторонення судді від посади. 

         3.10 Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли: 

         - за два місяці до закінчення повноважень судді; 

         - за  чотирнадцять днів,  якщо  інше  не  встановлено  зборами  суддів, до початку  відпустки ( якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів); 

         -   за   три   робочих   дні   до   початку   відпустки,   якщо   її   тривалість   становить   менше  чотирнадцяти календарних днів; 

         - у період відпустки судді; 

         - за один робочий день до відрядження (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні; 

         - під час тимчасової непрацездатності судді; 

         - за один  робочий  день  до  направлення  судді  на  навчання,  підвищення  кваліфікації,  для  участі  у  семінарських  заняттях,  діяльності  органів  суддівського  самоврядування, Вищої  ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду); 

        -  у  дні  перебування  судді  на  навчанні,  підвищення  кваліфікації,  участі  у  семінарських  заняттях,  діяльності  органів  суддівського  самоврядування,  вищої  ради  юстиції  тощо  без  відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду); 

         - в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя  або брати участь у розгляді судових справ. 

          4. Особливості розподілу окремих категорій справ. 

          4.1 Справи  після  скасування  заочних  рішень,  заяви  про  роз’яснення  рішень,  заяви  про  виправлення  описок  в  судових  рішеннях  та  інших  заяв  в  порядку  виконання  рішень  по  архівним  справам  розподіляти  раніше  визначеному  судді  у  справі,  із  застосуванням  «Протоколу розподілу (не автоматично)». 

          4.2 У випадку необхідності розгляду заяв та матеріалів які відповідно до законодавства  підлягають  реєстрації,  розподілу  та  розгляду  в  скорочені  терміни  –   здійснювати   їх  реєстрацію,  автоматичний  розподіл  та  розгляд  в  неробочі  дні  у  разі  виникнення  таких  обставин.

          4.3 У   випадку   неможливості   здійснювати   судочинство   слідчим   суддею   (відпустка,  лікарняний,  відрядження,  тощо)  не  розподіляються  відносно  даного  судді  судові  справи  відповідно  до  п.2.3.3 Положення,  але  строк  в  який  не  розподіляються  судові  справи  до  настання  (відпустки, відрядження, тощо….) скоротити:  

         - за три дні до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше 14 календарних  днів); 

         - за  один  робочий  день  до  відрядження  якщо  тривалість  відрядження  становить  більше  одного дня; 

         - інших випадках - розподіл матеріалів, які підлягають розгляду  «негайно»  здійснюється  слідчому  судді,  із  застосуванням  «Протоколу  розподілу  (не  автоматично)»  до  настання  (відпустки, відрядження, тощо …). 

          5. Розгляд справ і матеріалів стосовно неповнолітніх чи малолітніх 

          5.1  Кримінальні  провадження  або  кримінальні  справи,  де  злочини  скоєні  неповнолітнім  чи малолітнім розглядають судді, уповноважені зборами суддів. 

          6. Слідчі судді 

          6.1 Слідчі  судді,  які  здійснюють  повноваження  з  судового  контролю  за  дотриманням прав,  свобод  та  інтересів  осіб  у  кримінальному  провадженні  в  порядку,  передбаченому  процесуальним законом, обираються зборами суддів  строком на 3 роки. 

          6.2 Визначення слідчого судді здійснюється за правилами автоматизованого розподілу, згідно з вимогами підпункту 2.3.4 пункту 2.3. Положення.

          Кількість слідчих суддів у суді визначається зборами суддів та, як правило, не може перевищувати 50 % від фактичної чисельності суддів, які здійснюють правосуддя.

          Якщо склад суду складається із трьох суддів, то кількість слідчих суддів не може бути меншою двох суддів. 

          6.3 У  разі  неможливості  виконання обов’язків  слідчого  судді  (у  зв’язку  з  перебуванням  чергового  слідчого  судді  на  лікарняному,  відпустці  або  з  інших  поважних  причин)  його  функції виконує суддя, визначений зборами суддів. 

         7. Коефіцієнт форми участі 

         7.1 Коефіцієнт, що враховує форму участі судді у розгляді судової справи розраховується  згідно Положення. 

         8. Особливості  розподілу  справ  у  разі  виконання  суддею  інших  повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя 

         8.1  Відсоток  справ,  що  підлягає  розподілу  для  розгляду  суддею,  у  разі  виконання  ним  інших  повноважень,  не  пов’язаних  із  здійсненням  правосуддя  визначається  окремим  рішенням зборів суддів. 

          Введення  зменшуючого  коефіцієнту  у  зазначених  межах  допускається  виключно  рішенням зборів суддів. 

          9. Засади формування колегії суддів  

          9. 1 Якщо   судова   справа   підлягає   розгляду   колегією   суддів,   при   автоматизованому  розподілі  судових  справ  автоматизованою  системою  в  суді  визначається  головуючий  суддя із числа всіх суддів.  

         Після  визначення  автоматизованою  системою  головуючого  судді  склад  колегії  суддів  автоматично  визначається  автоматизованою  системою  згідно  з  налаштуваннями  складу колегій суддів. 

          10. Керівник апарату суду 

          10.1 Керівник   апарату   суду   щоквартально   звітує   перед   зборами   суддів з питань  функціонування автоматизованої системи документообігу  суду, стану розподілу судових  справ з метою дотримання збалансованого навантаження на суддів. 

          10.2 Керівник  апарату  суду  на  письмову  вимогу  судді  надає  інформацію  щодо  стану  навантаження на кожного суддю. 

          10.3 Керівник апарату подає голові суду щомісячно інформацію про надходження справ та  матеріалів до суду та стану їх розгляду. 

          11. Відповідальність 

          11.1 Внесення  недостовірних  даних  в  АСДС,  допущення  інших  порушень  які  могли  вплинути  або  вплинули  на  розподіл  справ  і  матеріалів  між  суддями,  працівниками  суду відповідальними за реєстрацію       справ і матеріалів, внесення даних до обліково-статистичних карток, може бути підставою для притягнення до відповідальності. 

          12. Знеструмлення електромережі суду 

          12.1  Знеструмлення  електромережі  суду,  вихід  з  ладу  обладнання  або  комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють              функціонування  автоматизованої  системи  та  тривають  понад  п’ять  робочих  днів,  фіксуються  актами,  складеними  комісією  під   головуванням  керівника  апарату   (особи,  яка  виконує  його обов’язки),  із  зазначенням  у  них  дати,  часу  настання  та  закінчення  дії  відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення. Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше  наступного робочого дня, що настає після усунення обставин. 

        12.2 Автоматизований  розподіл  судових  справ  між  суддями  здійснюється  невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після  усунення обставин. 

         12.3 У  разі  настання  обставин,  які  унеможливлюють  функціонування  автоматизованої системи, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою  недопущення   порушення   конституційних   прав   громадян   (судові   справи,   пов’язані з виборчим процесом, судові  справи  про  встановлення  або  усунення  обмежень  щодо  реалізації  права  на  мирні  зібрання,  вирішення  питання  про  обрання  міри  запобіжного  заходу   у   виді   взяття   під   варту,   клопотання   слідчого,   прокурора   про   забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла тощо (в разі відсутності слідчого судді (лікарняний, відпустка тощо) здійснюється з урахуванням графіку,   затвердженого головою суду, шляхом випадкового визначення головуючого (складу суду) по справі. 

          12.4 Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, які  унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, до    автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням про автоматизовану систему документообігу суду інформація із зазначенням           у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження  кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.  

          13. Особливості функціонування автоматизованої системи. 

13.1 Збори суддів суду мають визначені Положенням повноваження щодо розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи за результатами яких, рішенням зборів суддів затверджуються Засади використання АСДС і вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів. У разі внесення змін до Засад використання АСДС збори суддів суду новим рішенням затверджують Засади використання АСДС в новій редакції, які вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

13.2 Засади використання АСДС оприлюднюються на веб-порталі судової влади України.